ホームテック株式会社　人事総務部／島﨑様

早期退職を減らすためのコミュニケーション窓口として導入

弊社はリフォーム専門の会社です。個人の住宅を対象として、水回りの単品交換から、リノベーションと呼ばれるような大きなものまで、幅広く対応しています。特徴の1つとしては、ショールームの存在があります。実機が置いてある店舗を15店舗持っており、リフォームのショールーム数としては関東圏内で最大のシェアとなっています。

（インタビューを行った場所は実際の暮らしをイメージできるモデルルームとなっている）

SkillBoxの導入前に感じていた課題としては、相談先が不十分だったことによる早期退職があったことです。弊社の仕事は、リフォームの相談～プラン～完成までを一人の担当者が一気通貫で行う、「一貫営業」です。「契約を取ったら終わり」ではないため、プラン力や施工知識も重要なスキルです。同じトイレのリフォームであっても、お客様のお宅ごとに元々の構造が異なるため、その都度勉強・理解が必要になり、先輩や職人さんへの相談が必要不可欠なお仕事です。

しかし、先輩たちが忙しくしている中、相談することを躊躇してしまうメンバーも多く、結果早期退職に繋がってしまうこともありました。そのような課題に対して、定期的な連絡窓口を設け、店舗の先輩たち以外にも頼れる味方がいるんだということを伝えるツールとしてSkillBoxを検討、導入しました。

運用に関して、弊社では人事メンバーが回答へのスタンプやコメントといったリアクションを担当しています。弊社は「一貫営業」で担当するため、研修制度はかなり手厚くしており、入社後4ヶ月間は人事メンバー（研修担当）が集合研修を行っています。その後は人事メンバーによる個別面談を実施することで、「現場以外にも頼る場所があるんだ」というのは感じてもらえるようにしています。研修期間が終わってからも毎日のように新入社員から研修担当に電話がかかってくるため、研修が充実していて人事メンバーとの信頼関係がきちんと構築されているというのは弊社の特徴の一つかなと考えています。

SkillBoxで人事メンバーと気軽にやりとりできるため、研修期間を終えてからも相談できる環境を提供できていると思います。また担当している人事メンバーは、新卒入社・一気通貫営業職を経験したメンバーのため、不安な思いや現場での悩みは自身の経験を踏まえてコメントを返しています。

メンタルケアやヘルプデスクとしての運用

具体的な運用方法としては、新卒と中途でやや異なっています。まず新卒側では、主にメンタルケアを行うためのツールとして使っています。具体的な質問項目としては、例えば「今日職場で嫌なこと・悲しいことがあった」というものがあり、普段コメントしない人でもそこに◯がつけば本人からのヘルプサインに簡単に気づくことができます。

中途側については、主に不明点の解消のためのツールとして使っています。中途入社の方の課題として、弊社のような一貫営業の会社からではなく分業制の会社から来る方がほとんどですので、どうしても分からないことが多く出てきてしまいます。そうすると、この前説明を聞いた内容を忘れてしまって、だけど同じことをまた聞くのは聞きにくくて、といったことになりがちでして、そういう時にはSkillBoxの自由記述欄に書いてもらうようにしています。チャットだと「いつでも連絡もらって大丈夫」とこちらから言っておきながら打合せが立て込み、返信が遅くなるケースもありましたが、「業務終了時の回答」とすることで、お互いやり取りしやすくなったように思います。

アクションリスト例（ホームテック様で実際に運用中のもの）

回答の頻度については、基本的に中途も新卒も業務をやった日は毎日回答をお願いしています。週1回答という案も出ましたが、弊社はシフト制であることに加えて、火土日には自由に振替休日が取得できるようになっていたり、有給も比較的自由に取れるため、毎週金曜回答など指定してしまうとその日に休んだ人が回答できなくなってしまいます。それであれば「出勤日は毎日回答してほしい」と伝えてしまった方がコミュニケーション窓口としてしっかり機能するだろうという議論があり、毎日回答にしました。

ただし、特に強制はしていません。回答自体評価のためというよりはメンタルケアやヘルプデスクのような形で使っていることは伝えているため、実際の回答頻度については本当に人それぞれです。新卒の人たちであれば、入社後半年くらいまではおおよそ8割くらいの方が回答しているかなと思います。中には10日に1回くらいの回答頻度の人もいます。2年目になると、回答する人は1割もいないかなという感じで、何かあった時の緊急連絡先のような形で使われています。

そのため、新卒・中途ともに、回答する側からの負担増による不満の声といったものは特にあがったことがありません。おそらく、強制していないことが大きな理由の１つだと思います。回答しなかったからといって、メールでリマインド連絡が届くようなこともありません。1回も回答しないような人にはたまに面談の中で不安点などがないかの確認を回答のある人よりも高い密度で実施し「何かあれば回答してね」と伝えたりはしますが、いずれにせよ現場に負担をかけないよう、運用には十分注意を払っています。

入社後1年時点での離職者数が0人に低下

実際に使ってみて、一番効果が劇的だなと感じたのが、現在2年目の新入社員が入社後1年経った時点で誰一人離職していなかったということです。今年入社した新卒たちも、半年が経過する現在まだ誰も辞めていません。

私は現在入社4年目になるのですが、コロナの背景も少しあるかなと思いつつ、同期の人数は少なくなっています。例年の採用人数は10～15名で変わらないのですが、私の代もその一つ下の代も、入社後1年時点で少なくとも2名は辞めている状況でした。しかし昨年SkillBoxを導入してからは、1年経過時点で離職者数が0名となっています。

SkillBoxについては、私が新卒の時に欲しかったな、というのが一つの大きな感想です。私が当時現場へと配属された際は、先輩も忙しいのが目に見えるからこそ相談できなかったり、人事に聞きたい時でも業務時間中はなかなか気軽に電話やチャットができず、相手の予定を見て「今は会議中だな」とか「予定がいっぱい詰まっているな」とかで遠慮してしまい、連絡するのを止めてしまうところがあったなと思いますが、今の新入社員は、有難いことに気軽に連絡をしてくれています。

もう一つ、人事としての感想で思うのが、人事側からしてもこれはとても有難いということです。これまでであれば、面談を3ヶ月に1回やるだけでしたが、現在は「ユニットが変わりました」などリアルタイムに内情を共有してくれるので、「この前こう書いていたけど大丈夫そう？」といった声かけが的確にできるようになったなと感じています。

弊社ではメンターでなく人事が回答に対するコメントを担当していますが、その分の負担も、あまり感じずにやれているかなと思います。始めた当初は11人の新卒者が毎日回答をしてくれていましたが、自由記述がなく○×だけの回答であればスタンプを押すだけでして、短い日だと数分で、相談があり長い日でも20～30分程度で返信できていたかなと思います。正直最初のうちは単純に業務が増えたというところもありましたが、しばらくすると回答率は落ち着いてきますし、慣れれば特に問題ないレベルだなと感じています。

実際のコメント例

若手社員のホンネを引き出し、適切なフォローができるツール

回答内容については、ホンネを書いてくれているように思います。例えば、通常の回答部分は全部〇で問題なかった風だけれど、ナイショ話機能を使ってナイショ話には困っていることや店舗で改善してほしいことなどを書いてあるような回答もありました。こういった話は、閲覧権限がきちんと管理されているシステムだからこその安心感もあるのかなと思います。

実際、人事面談で店舗へ行った際の話は、店舗内の会議スペースが聞き耳を立ててしまえば聞こえてしまうような環境だったりもするので、なかなかホンネが言いにくいところがあります。単純に直接口では伝えにくいことというのもあると思います。それを今の若い人がInstagramのストーリーに限定公開だけで書くように、SkillBox上で書いてくれているように感じます。

伝えてくれたホンネは、時に現場の上司にも共有する形で、本人の悩みが解決されるよう改善に役立てています。例えばSkillBox内の回答で、「配置換えしてもらいたいです」など現場での人間関係に関する相談があれば、店長に対して「人事でこういう話が上がってきているので、もう少しこういった点を見てあげてください」と柔らかい形で伝えています。もちろん「それが誰からの話か」というのは絶対に出さないようにしています。

現在2年目の社員で、毎日欠かさず回答してくれる人がいます。彼に話を聞いたところ、日頃のちょっとした不安や、ちょっと落ち込んでしまった体験などをそのまま書くことで気持ちを吐き出し切り替えることができているとのことでした。また、先輩が忙しく店舗で解決できなかったことを聞ける場所になっているのもすごく使いやすいとのことです。 SkillBoxを導入したことで、電話を掛けるまでもないな‥と相談すること自体を諦めていた悩みやちょっと聞いてほしい・吐き出したい愚痴などを気軽に書く＝発散することができ、精神衛生上良い効果があるように感じています。

社名	ホームテック株式会社
創業	1993年4月
本社所在地	206-0011 東京都多摩市関戸1-1-5　ザ・スクエアＥ棟6階
資本金	5,000万円
代表者	代表取締役 高橋久明
従業員数	188名（2024年7月時点）
事業内容	1.建築工事、電気工事、水道工事の設計、施工、監理並びに請負 2.住宅及び、店舗の修繕、内外装工事、増改築工事の請負並びに設計 施工、監理に関する業務 3.不動産の売買･交換･賃貸及びその仲介並びに所有・管理及び利用 4.宅地建物取引業 5.損害保険の代理業 6.新築・中古住宅の分譲 7.住宅用建材、日用雑貨品、室内装飾用品の販売 並びに輸出入に関する業務 8.家具の製造、販売並びに輸出入に関する業務 9.ユニットバス、洗面台、キッチン、トイレ、換気扇等の住宅設備機器の販売 10.前各号に附帯関連する一切の業務